Każda firma planująca współpracę z nowym kontrahentem powinna sprawdzić jego wiarygodność, aby ograniczyć ryzyko finansowych strat. Wybór rzetelnego partnera jest kluczowy do osiągnięcia wyznaczonych celów. W biznesie pisemne umowy i poddanie weryfikacji kontrahenta jest standardem, który pozwala zabezpieczyć się przed niekorzystnymi decyzjami biznesowymi. Zatem, gdzie i jak sprawdzić kontrahenta? Wskazówki poniżej!
Podstawowe informacje, które warto sprawdzić.
Prowadzenie działalności gospodarczej zawsze wiąże się z ryzykiem podjęcia współpracy z nieuczciwym i niewypłacalnym kontrahentem. Oto kilka wytycznych, które pomogą ocenić nowego kontrahenta:
- czy firma jest wypłacalna i nie zalega z płatnościami podatków,
- czy firma jest zadłużona,
- czy firma nie ogłosiła upadłości,
- czy jest znana i jak długo prosperuje na rynku,
- jaką cieszy się opinią wśród klientów i innych przedsiębiorców.
Sposoby weryfikacji partnerów biznesowych
Współpraca z nowym kontrahentem może być ryzykowna. Informacje zarówno o firmach krajowych, jak i zagranicznych możesz uzyskać, korzystając z:
- Wywiadowni gospodarczych
Jedną z dostępnych metod pozyskiwania informacji na temat przyszłego partnera biznesowego jest wywiadownia gospodarcza.
Wywiadownia gospodarcza (handlowa) to podmiot, który specjalizuje się w wyszukiwaniu informacji na temat sytuacji organizacyjno – prawnej przedsiębiorstw. Dostarcza odpłatnie swoim klientom kompletną ocenę podmiotów gospodarczych, z którymi dana firma chce rozpocząć współpracę lub już współpracuje. W celu zdobycia danych wywiadownie wykorzystują między innymi: Biura Informacji Gospodarczej, Krajowy Rejestr Długów, Krajowy Rejestr Sądowy, informacje uzyskane od klientów czy dostawców, ankiety, prasę czy internet.
Dane z wywiadowni dostarczą informacji o:
- przedmiocie działalności gospodarczej firmy,
- formie prawnej firmy, z którą chcemy nawiązać współpracę,
- wypłacalności, zadłużenia, doświadczeń windykacyjnych,
- danych historycznych firmy,
- struktury własności przedsiębiorstwa lub kapitału,
- danych dotyczących zatrudnienia,
- informacje o powiązanych firmach,
Wywiadownia gospodarcza umożliwia szczegółową weryfikację kontrahentów oraz ocenę bezpieczeństwa współpracy. Wynik z raportu profesjonalnej wywiadowni to jasna rekomendacja pozytywna lub negatywna. Mamy wtedy pewność, że nawiążemy współpracę z wypłacalnymi i uczciwymi przedsiębiorcami.
Sprawdź szczegóły: https://www.coface.pl/Nasza-oferta/Informacja-gospodarcza
- Wywiadu przeprowadzonego samodzielnie
Przed rozpoczęciem współpracy warto sprawdzić kontrahenta. Można to zrobić na własną rękę. Oto kilka podpowiedzi:
- Internet
Pierwszym i powszechnym źródłem zdobywania informacji jest internet. Warto jednak pamiętać, aby nie traktować go jako jedynego źródła wiedzy o ewentualnym przyszłym partnerze. Wiele wpisów i opinii może pochodzić od konkurencji, dlatego w trakcie szukania trzeba zwrócić szczególną uwagę na jakość źródła informacji oraz liczbę opinii. Warto również sprawdzić kto zarządza portalem i jaki poziom on prezentuje (czy teksty są wiarygodne).
- Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej i Krajowy Rejestr Sądowy
Prostym i znanym sposobem na sprawdzenie, czy firma istnieje, czyli, czy jest zarejestrowana, jest skorzystanie z bezpłatnych baz danych. Jeżeli kontrahent prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, niezbędne informacje sprawdzisz w bazie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Z tego rejestru dowiesz się, czy partner rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą, pod jaką nazwą funkcjonuje, kto jest właścicielem, jaki jest zakres działalności oraz informacje o upadłości czy zawieszeniu działalności. Jeśli kontrahentem jest spółka prawa handlowego, czyli spółka jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo – akcyjna, z ograniczoną odpowiedzialnością czy akcyjna należy sięgnąć do bazy KRS, czyli Krajowego Rejestru Sądowego. Z powyższych rejestrów można skorzystać w każdym momencie i są one darmowe.
- Rejestr Dłużników Niewypłacalnych
Kolejną istotną kwestią jest wypłacalność przyszłego kontrahenta. Informacji można zasięgnąć w prowadzonym przez Krajowy Rejestr Sądowy Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych. Nieuczciwi kontrahenci wpisywani są do niego na podstawie orzeczenia sądu.
- Biura Informacji Gospodarczej
Niezbędnych informacji weryfikujących wiarygodność finansową firmy dostarczą komercyjne (internetowe) bazy dłużników, czyli Biura Informacji Gospodarczej. Do najpopularniejszych należą:
- Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor
- Krajowy Rejestr Długów Big
- Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych
- Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej
- Rejestr Dłużników Erif
Biura Informacji Gospodarczej nie współpracują ze sobą i nieuczciwy kontrahent nie musi być wpisany do bazy każdego z nich.
- Urząd Skarbowy
Planując współpracę z nowym kontrahentem, warto poprosić go o przedstawienie zaświadczeń z Urzędu Skarbowego oraz z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Takie dokumenty potwierdzą czy dana firma nie zalega w płatnościach podatkowych oraz regulowaniu należności względem ZUS.
- Biała lista czynnych podatników VAT
Kolejnym narzędziem weryfikującym status podatkowy kontrahenta jest Biała lista czynnych podatników VAT. Jest to wykaz podatników VAT, który ma pomóc firmom weryfikować kontrahentów. Na Białej liście znajdują się dane do pięciu lat wstecz. Najważniejsze informacje znajdujące się na Białej liście to:
- Informacje czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.
- Potwierdzenie numeru konta bankowego kontrahenta.
- Czy kontrahent prawidłowo rozlicza podatki?
Dostęp do tej bazy danych jest bezpłatny.
- System VIES
Przedsiębiorca rozpoczynający współpracę z firmami zagranicznymi, których siedziba znajduje się na terenie Unii Europejskiej powinien sprawdzić kontrahenta w systemie VIES.
VAT Information Exchange System to wyszukiwarka, w której można znaleźć informacje, czy kontrahent jest zarejestrowany jako płatnik VAT na terenie Unii Europejskiej.
Dlaczego sprawdzenie kontrahenta jest ważne?
Weryfikacja nowego partnera biznesowego to ogromne zabezpieczenie dla wszystkich przedsiębiorstw. Dlatego przed nawiązaniem współpracy warto sprawdzić jak najwięcej informacji na jego temat. Brak wiedzy na temat nowego klienta może skutkować nie tylko utratą pieniędzy i towaru, ale również odpowiedzialnością podatkową za zobowiązania nieuczciwego kontrahenta.
Ministerstwo Finansów jasno określa, iż podatnik powinien zweryfikować swojego kontrahenta. Metodyka Ministerstwa Finansów w zakresie oceny należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych zaleca, aby przed rozpoczęciem współpracy sprawdzić między innymi:
- miejsce prowadzenia działalności,
- tożsamość kontrahenta,
- koncesje i zezwolenia,
- zaplecze organizacyjno – techniczne,
- stronę internetową, jeżeli specyfika branży tego wymaga.
Podsumowanie
Brak wiedzy na temat nowego kontrahenta jest nie tylko ryzykowne dla naszych finansów, ale również może skutkować utratą towaru. Sprawdzić wiarygodność kontrahenta można na wiele sposobów, korzystając z ogólnodostępnych rejestrów prowadzonych przez urzędy i instytucje państwowe. Nie można opierać się tylko na zaufaniu a wiedza o sytuacji finansowej kontrahenta, z którym planujemy współpracę, może pomóc w podjęciu korzystnej dla nas decyzji.